In seinem Artikel aus dem IT-Director vom 27.02.2013 nimmt Siegfried Dannehl Bezug auf neue Trends 2013 im Bereich der Business Process Management Systeme (BPMS). „Die Anpassungsfähigkeit von Geschäftsprozessen ist für Unternehmen ein entscheidender Wettbewerbsfaktor. Mit neuen Werkzeugen und Methoden tragen die Anbieter von Business-Process-Management-Lösungen (BPM) der rasant gestiegenen Relevanz dieser Disziplin Rechnung“, so Dannehl [1].

In einer von der Software AG durchgeführten Studie Ende 2012 sehen die befragten Kunden die Themen Big Data, Cloud, Mobile, Social Collaboration und BPM (mit über 40%) als die wichtigsten Technologien an. Soweit keine umwerfenden Neuigkeiten. Allerdings wird die Verknüpfung der Technologien mittelfristig den entscheidenden Wettbewerbsvorteil liefen. Bezogen auf den BPM-Anteil sind dies die Themen Social BPM oder Big Data, BI und BPM und auch BPM as a Service. Weiterhin und hauptsächlich durch den Gesetzgeber getrieben: alle Themen rund um Governance.

Dannehl verweist auf die bereits bekannte Befürchtung des Kontrollverlustes der IT-Abteilung zugunsten der Fachabteilung. Diese würden ihre Geschäftsprozesse direkt umsetzen, weil dies der Markt und die Kunden so fordern (Stichwort „Der Markt wartet nicht.“). Auch wird ein großer Nachholbedarf bei deutschen Unternehmen gesehen, da diese zwar immer wieder ihre BPM-Absichten (mit über 80%) in Umfragen kundtun, jedoch bei der konkreten Umsetzung in Projekten und Softwarelösungen sieht es meist recht bescheiden aus.

Die Reaktion der Tool-Hersteller kam laut Dannehl prompt: die IBM holt mit intelligentem Operational Decision Management (ODM) im BPM zum gewohnt großen Schlag aus; Webmethods und Aris von der Software AG kann nun Big Data und Cloud; einen wirklich interessanten Ansatz zum Thema Collaboration von IT und Business liefert der Metasonic Touch, mit dem der Prozess zum Anfassen modelliert werden kann. Dieses habe ich in vereinfachter Form als t.BPM (tangible business process modeling) schon 2011 am Hasso-Plattner-Institut HPI gesehen. Allerdings nicht in so einer Perfektion:

>>> Aktuelle amerikanische Crime Serien lassen grüßen …

Was zu diskutieren ist … Agilität und Zweckmässigkeit, BI und BAM, Unternehmenskultur

Zu all den genannten Ansätzen: Auch wir erleben in unseren Projekten alltäglich welchen gewichtigen Anteil die Prozessorientierung im Fachbereich hat und wie wenig von den tatsächlich gelebten Prozessen in den IT-Systemen zu finden ist. Bzw. auch, wie lange eine Anpassung aufgrund der meist komplexen IT-Landschaft dauert. Daher ist die These, dass der Fachbereich seine Prozesse selbstständig umsetzt, nicht von der Hand zu weisen. Die entscheidende Frage ist daher: Wie kann das vorhandene Bewusstsein im (Top-) Management (siehe Umfragen aller Art), die Nöte des Fachbereichs und die Zwänge der IT in Einklang gebracht werden? Am sinnvollsten mit einer flexiblen und agilen BPM-Lösung?! Dabei müssen jedoch immer die konkreten Rahmenbedingungen des Kunden berücksichtigt werden. Nicht für jedes Unternehmen ist eine full-size BPMS-Lösung zielführend, manchmal genügt auch eine Fokussierung auf das Problem durch simple Prozessanalyse und -dokumentation und anschließender Anpassung des bestehenden IT-Systems.

Eine Konvergenz der einzelnen BPM-Teildisziplinen ist notwendig. Eine Toolunterstützung hierfür wünschenswert. Dabei ist die IBM BPM Lösung – insbesondere mit BlueworksLive - schon heute auf einem guten Weg. Einen besonderes Augenmerk sollte auf die BI (und damit verbunden Big Data) gelegt werden, insbesondere eine zielgerichtetes BAM (Business Activity Monitoring) mit aussagekräftigen KPIs ist mit recht einfachen Mitteln realisierbar und kann nach Bedarf erweitert werden. Dabei können in einem zweiten Schritt auch die im Unternehmen oder beim Kunden installierten Maschinen oder “smarten” Produkte einbezogen werden – Stichwort IoT (Internet of Things). Damit würden diese in den Prozess einbezogen, ihre Aktivitäten wären transparent, der Kundendienst einfacher, neue Anwendungsmöglichkeiten und Services denkbar und die Ausfallzeiten minimierbar. All dies durch simples Messen …

Eine etwas generellere Diskussion ist die Agilität von Prozessen und die notwendige Änderungsgeschwindigkeit von IT-Systemen. Diese stellt sich je nach Kundengröße und Branche unterschiedlich. Sicherlich soll eine Prozessänderung im Flugzeugbau nicht mit der gleichen Geschwindigkeit in Produktion gebracht werden, wie ein neuer Prozess im Marketing. Weiterhin ist die individuelle Unternehmenskultur zu betrachten: ist im Unternehmen eine agile Vorgehensweise – mit der damit verbundenen Unsicherheit – wie etwa SCRUM üblich, wie ist der administrative Freigabeprozess für neue Software, gibt es festgelegte Releasezyklen, sind mehrere Staging Umgebungen vorhanden, die durchlaufen werden müssen und sind diese zum Zeitpunkt x frei oder welche Abnahmetest mit welchen Ressourcen/Testteams sollen durchgeführt werden? Diese Faktoren limitieren und können nicht immer der IT-Abteilung angelastet werden.

Zu guter Letzt stellt auch der Gesetzgeber, insbesondere im Finanzsektor, durch ständige Änderungen der Regulierung im Rahmen der Governance (Basel III, SEPA, etc.) neue Anforderung an die IT-Systeme von Banken und Versicherungen. Die Frage darf gestellt werden, ob eine Prozessausführung auf dem Host noch gerechtfertigt und zukünftig möglich ist. Ganz abgesehen von der Kosten- und Ressourcenfrage.

Wie ist Ihr Feedback hierzu? Möchten Sie einen Einblick in unsere BPM-Projekte? Eine E-Mail an info@logicline.de oder ein Anruf unter Tel. 07031 61177-0 genügen!

Modellieren Sie Ihre Prozesse bereits in BlueworksLive oder haben dies demnächst vor? Dann möchten Sie sicher ein Tracking auf den aktuellen Projektfortschritt oder die anstehenden Tasks und Termine haben!

Dazu können natürlich schwergewichtige Projektmanagement (PM) Tools wie Microsoft Project, Basecamp oder JIRA - um nur einige zu nennen – verwendet werden. Dies hat aber den Nachteil, dass Sie an zwei Stellen pflegen müssen. Einfacher wäre es doch dies gleich am Artefakt zu tun. Dafür kann man in BlueworksLive einen Kniff anwenden und die Automatisierungsfunktion benutzen. Allen Skeptikern vorneweg: ja, dies ist nur für einfaches PM mit überschaubaren Inhalten sinnvoll. Bei größeren Projekten mit vielen Beteiligten lohnt sich sicherlich der Einsatz eines separaten Projektmanagement-Tools. Aber auch hier kann es einen gewissen Charme haben, die Welten zu verbinden und einen schnelleren Überblick zu haben.

Wie wird’s nun gemacht?!

Schritt 1): Erstellen einer neuen Process App mit Namen „Project Management“ als „Simple Workflow“. Als Variante kann der Prozess auch als „Checkliste“ implementiert werden.

Schritt 2): Konfigurieren der „Process App”, hinzufügen von Tasks, festlegen der Reihenfolge und Zuordnung der Verantwortlichkeit (wenn schon bekannt). Anschließende einfach “teilen”. Und schon steht der Prozess allen Beteiligten zur Verfügung.

Schritt 3): Starten des „Project Management“ Prozesses. Dabei können die Task-Beschreibungen angepasst werden. Es können auch Tasks hinzugefügt und gelöscht werden, Verantwortlichkeiten und Meilensteine, bzw. Termine werden definiert. Einzig die Reihenfolge kann nicht mehr geändert werden.

Schritt 4): Durch Klick auf den Prozessen, kann der aktuelle Status des Prozesses, Details und Kommentare jederzeit eingesehen werden.

Schritt 5): Zur Laufzeit kann die Verantwortlichkeit von Tasks verändert werden und es können weitere Tasks hinzugefügt werden.

Schwups – ist ein kleines “PM-Tooling” fertig und Sie können den Projekt-Fortschritt tracken, die Artefakte direkt im gleichen Tool bearbeiten, es gibt einen dezidierten „Approval Step“ und das alles in der Cloud …

In BlueworksLive gibt es alle bekannten Social Media Collaboration Features, wie Following von „Work Items“, Chat, Email Benachrichtigung, Kommentierung, Dateianhänge, einen Activity Stream und eine Taskliste. Einer späteren Integration der modellierten (dokumentierten) Prozesse in eine Prozess Engine steht im Übrigen nichts im Wege, da ein Export in BMPN 2.0 möglich ist. Eine direkte Integration in den IBM Business Process Manager zur Ausführung und Automatisierung der Prozesse ist ebenfalls vorgesehen.

Haben Sie Fragen oder Interesse an weitergehenden Informationen? Wollen Sie eine Live-Demo sehen oder benötigen Sie einen kleinen Workshop (BPMN, BlueworksLive, Prozess Analyse)? Haben Sie Fragen zur Lizenzierung oder möglichen Paketen?

Als IBM Business Partner können wir Ihnen speziell zugeschnittene Angebote unterbreiten. Eine E-Mail an info@logicline.de oder ein Anruf unter Tel 07031 61177-0 genügen!

Anbei eine kurze Übersicht zu Veranstaltungen rund um Business Process Management im deutschsprachigen Raum in diesem Jahr. Wir werden die Liste regelmäßig aktualisieren, erheben aber keinen Anspruch auf Vollständigkeit.

Wir hoffen Sie auf einer der Veranstaltungen zu treffen und mit Ihnen ins Gespräch zu kommen?! Haben Sie bereits vorab Fragen oder Interesse an weitergehenden Informationen oder möchten Sie eine BPM-Veranstaltung hinzufügen? logicline hat Expertise mit BPM-Lösungen und dem IBM Business Process Manager im speziellen. Dazu zählen auch der Business Monitor, Operational Decision Management (ehemals ILOG JRules) oder Blueworks Live. Eine E-Mail an info@logicline.de oder ein Anruf unter Tel 07031 61177-0 genügen!

Am 6. Dezember 2012 fand die vierte VKSI Sneak Preview des Jahres mit dem Themenschwerpunkt Verbindung von agilen Methoden mit Business Process Management statt. Es gab drei spannende Vorträge, die sich mit der Frage auseinandersetzen, wie sich die geforderte Anpassungsfähigkeit und Flexibilität einer agilen Vorgehensweise mit dem bewussten Management von Prozessen verbinden lässt.

Im logicline Vortrag legten wir nach einer kurzen Definition von BPM und der Unterteilung in fachliches und technisches BPM den Schwerpunkt auf die konkrete Ausgestaltung der Verknüpfung von BPM und SCRUM als agile Methodik.

Gemeinsames Prozessmodell

Wichtigster Punkt ist hier die Fokussierung von Fachbereich und IT auf das gemeinsame Prozessmodell. Diese wird in den Mittelpunkt gestellt und eben nicht ein im Fachbereich erstelltes Pflichtenheft der IT zur Implementierung übergeben. Durch eine iterative Vorgehensweise wird der Prozess dann sukzessive verbessert und erweitert. Der Beginn dieses „agile BPM“ kann eine Idee des Fachbereichs, ein Kundenvorschlag oder eine Produktinnovation sein.

Gemäß dem Paradigma „think big – start small“, fängt man mit ausgewählten (typischerweise Verwaltungs- oder stark papierlastige) Prozessen oder Teilprozessen an und entwickelt diese dann iterativ weiter. Hier kann oft recht schnell ein ROI (Return on Investment) und die Akzeptanz der Vorgehensweise im Unternehmen erreicht werden. Wird ein solcher Ansatz gewählt, lassen sich dann nicht nur die Geschäftsprozesse immer weiter optimieren, sondern auch der eigene Entwicklungsprozess und die SCRUM Methodik verbessert sich kontinuierlich.

Für dieses Vorgehen ist eine Unterstützung durch ein BPMS (Business Process Management System) eigentlich zwingend erforderlich: nur so ist eine transparente Möglichkeit für alle Beteiligten gegeben, Prozesse kollaborativ zu analysieren, dokumentieren, modellieren, automatisieren, überwachen und zu verbessern. Wobei bei allen Aktivitäten der unterschiedlichen Rollen das durch die Process Engine ausführbare Prozessmodell im Mittelpunkt steht.

BPM Story Maps

Eine weitere Möglichkeit der Visualisierung besteht in der Nutzung von BPM Story Maps. Diese weiterentwickelte Methodik der Strukturierung des Product Backlogs von SCRUM User Stories ermöglicht eine einheitliche Sicht auf den Prozess und die dafür notwendigen technischen Artefakte und stellt so eine Verbindung zwischen prozessualer Fachsicht und der technisch notwendigen Umsetzung dar. Weitere Details zu Story Maps können Sie auch in diesem interessanten Artikel von Sven Röpstorff finden.

Der Ansatz, den Prozess in den Mittelpunkt zu stellen, hat aber einen Haken. Woher kommt die fachlich korrekte, vollständig beschrieben und unveränderbare Prozessdefinition, die idealerweise noch in BPMN modelliert ist? Gute Frage! Dies ist eine ähnliche Problematik wie der der Erstellung eines Pflichtenheftes.

Hierfür ist unser Vorgehensvorschlag, beide Bereiche (Business und IT) in getrennte SCRUM-Zyklen zu organisieren. Beginnend mit einer ersten Definition der Prozesses, ohne Ausnahmen und besondere Eigenarten, von der Fachseite und der sofortigen Umsetzung in der IT. Parallel definiert der Fachbereich bereits neue Anforderungen oder Ausnahmebehandlung. In gemeinsamen Sessions zu Ende jedes Sprints werden dann die Ergebnisse, Hindernisse und neue oder geänderte Anforderungen und Priorisierungen abgestimmt und das weitere Vorgehen synchronisiert. Anschließend beginnt wieder jeder mit seinem nächsten Sprint. IT und Fachbereiche sind jederzeit über Projektfortschritt und Zielerreichung informiert.

Ab einem gewissen Reifegrad des entwickelten Produktes kommt eine dritte Komplexitätsebene, die produktive Prozessausführung und das Prozessmonitoring, hinzu. Auch aus dieser werden sich Änderungen an das Projekt ergeben. Die allumfängliche Mitwirkung des Fachbereichs, ein gegenseitiges Vertrauen und das Teilen von Wissen sind zentrale Aspekte, ohne die, eine solche Vorgehensweise zum Scheitern verurteilt ist. Wichtig ist bei der Planung und Umsetzung eines solchen BPM-Projektes mit einer agilen Methodik, dass es sich bei der Prozessorientierung nicht nur um ein neues IT-Projekt handelt, sondern es ist ein grundlegender kultureller Wandel im Unternehmen notwendig. Dieser kann aber in kleinen, iterativen Schritten erreicht werden.

Widersprüche BPM – agile Methoden – SCRUM?

Der scheinbare Widerspruch einer agilen Vorgehensweise mit der eher langfristig orientierten Verbesserung von Geschäftsprozessen (Stichwort Kontinuierlicher Verbesserungs-Prozess) wird dadurch gemildert, dass die langfristige Definition von BPM (hier können Sei uns bei Bedarf gerne kontaktieren, wir senden Ihnen dann unser Whitepaper „BPM in der Praxis – Einführung und Nutzen“ zu) als Voraussetzung für eine dann agile Umsetzung in Projekten zu sehen ist. Sprich: die Definition der BPM Vision, einer BPM Governance, eines Change Managements und damit eines BPM Programms im Unternehmen erfolgt vor der konkreten Definition und Implementierung des Prozesses, bzw. parallel und unabhängig dazu. Gewiss wird es bei einer parallelen Vorgehensweise eine Feedbackmöglichkeit und Gedankenaustausch geben.

Diese nun in unterschiedlicher Geschwindigkeit drehenden Zyklen (KVP und agile BPM-Projekte) müssen mindestens zu definierten Zeitpunkten synchronisiert und die Ergebnisse ausgetauscht werden. So machen SCRUM und BPM die Projekte eines Unternehmens besser und damit wird letztendlich der Unternehmenserfolg gesteigert. ABER: Business Process Management ist per Definition nie zu Ende!

BPM im Unternehmenskontext und Social BPM

Die beiden nachfolgenden Vorträge des Sneak Preview beschäftigten sich intensiv mit einer Einordnung des BPM in den Unternehmenskontext, einer möglichen Toolunterstützung und Ansätzen von Kollaboration im BPM (Social BPM). Weitere Details hierzu finden Sie auf der Veranstaltungsseite des VKSI.

Insgesamt war es ein gelungener Abend mit einer lebhaften Diskussion zum Abschluss. Hier können Sie die Folien des Vortrags herunterladen. Wir freuen uns über Fragen oder Feedback!

Im Wintersemester 2012 bietet die Hochschule Furtwangen in Zusammenarbeit mit logicline eine Wahlpflichtveranstaltung zum Thema Business Process Management Systeme (BPMS) an. Die Vorlesung ab 9. November 2012 zählt zum Schwerpunkt Wirtschaftsinformatik (B.Sc.) / Software Engineering und wird von Heini-Markus Hallabrin als Lehrbeauftragtem gehalten.

Zielsetzung für die Studierenden ist ein grundlegendes Verständnis für das Vorgehen und die technische Umsetzung von BPM-Projekten, dem Aufbau von service-orientierten Architekturen (SOA) und der Enterprise Application Integration (EAI) Thematik.

Als technische Hilfsmittel werden IBM Blueworks Live und der IBM Business Process Manager v8 für die praxisnahen Teile und Übungen eingesetzt.

Inhalte der Vorlesung:

• Notationen (BPMN)
• BPM Allgemein: Vorgehensweisen und Abläufe in BPM Projekten, Projektbeteiligte,  Projektphasen, BPM-Schichten …
• Einführung in IBM Blueworks Live: Vorgehen in der Discovery/Analyse-Phase in BPM Projekten
• Einführung in den IBM Business Process Manager: Vorgehen in der Umsetzungs-/Überprüfungs-Phase
• Praktische Übungen

Die Studenten haben idealerweise Grundlagen der Wirtschaftsinformatik oder vergleichbare Kenntnisse und kennen die Grundlagen von Webanwendungen und Java (JEE).

Wer Interesse an der Vorlesung oder am Thema hat – bitte einfach melden! Die Vorlesung soll auch zukünftig angeboten werden.